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GTD行為法每天多出1小時
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【2012-01/ 《30雜誌》2012年1月號第089期/趙君綺】
俄羅斯有句諺語是這麼說的：「誰吝嗇時間，時間就對誰慷慨。」大部分的人總是在漫不經心間，就將1天24小時揮霍殆盡，學著當個善用每分每秒的人吧！你也可以從忙碌的生活中，空出屬於自己的從容時光。
提到時間管理，大部分的人認為就是在固定的時間內，做愈多事情愈好，這個答案只對一半。
「因為真正的時間管理，目的不在於要做很多事情，是為了要多asobi，」知名時間管理達人張永錫指出。google.facebook.洪爺pcgirl.聊天kuan.youtube中文版.youtube.
asobi 是日文，意思是「留有緩衝的餘地」，即是在時間的安排上，為了不要太緊迫而留下一點餘裕時間。某種程度上，時間管理的目的，其實是為了要從忙碌的生活當中，空出可以做自己想做事情的時間。
就像車子換檔，你可以花4個小時，一路平穩的開到目的地，但是也可以在剛開始上高速公路的時候，先花3個小時，加速前進，等到快接近目的地時，打檔減速，把窗戶打開，利用剩下的1個小時，沿路悠哉地欣賞周圍的美景，同樣都是4小時的車程，用先加速的方式，可以在最後那1個小時中，變得很享受、很幸福。
所以，快，是為了要有更多時間，可以慢得從容。
生活當中，總有很多應該要做的事情，如工作、家務、各種生活瑣事，如何能有效率的將這些工作處理完，為自己空出更多時間？讓時間達人教你，用6個時間管理步驟，幫生活打檔。
時間管理6步驟
根據美國時間管理大師大衛‧艾倫(David Allen)的GTD(Getting Things Done)行為管理方法，張永錫整理出來一套時間管理流程，總共包含6 個步驟：收集、加工、組織、排程、執行、與檢視。
步驟1》收集google.facebook.洪爺pcgirl.聊天kuan.youtube中文版.youtube.
為什麼人要進行時間管理，就是因為生活及工作中常常會出現各種大小雜事，大的像明天要交的企畫案、老闆交代下來的任務，小至繳交信用卡帳單、晚上跟女朋友的約會。太多的資訊在腦中流動，讓我們不知道先做什麼？該怎麼做？因此，我們需要把雜事記在頭腦以外的地方，才能集中精力，專心做更重要的事，這就是收集，把雜事放進收件匣。
步驟2》加工
然而，不是將雜事放入收件匣之後，時間管理就結束。事實上，將雜事放入收件匣之後，我們要問自己2個問題，「希望得到什麼結果？」跟「下一個行動是什麼？」透過這些問題，將雜事轉換成行動，或是單純需要保留的資料。
步驟3》組織
雜事經過加工後，產出的行動與資料會被分派到2個不同的地方。資料存入文件檔案，可執行的部分，就集結一起，變成一般人說的代辦事項。2分鐘之內可以完成的工作，「你就直接做掉，不用再寫下來浪費時間，」張永錫建議。
除 了立即做掉跟無需行動的資料以外，剩下的就是真正的「下一步行動」。可以一次做完的，根據人、事、時、地、物，列出不同行動清單。如果下一步行動太大，必 須細分成好幾個行動，又無法一次達成時，就放在任務清單當中，一個星期看一次，然後訂出下個星期可以做到的程度，直到最後事件從任務清單畫掉為止。
步驟4》排程
排程，是安排一日的行程，也就是每日計畫。進行時間管理很重要的一點，就是事前規畫。在每天晚上或隔天早上，梳理自己前一天發生的事情，接著製作一張「每日工作清單」。
人的時間及精力有限，所以我們需要考量事情耗費的時間、處理的次序和事情的重要性，逐項放入每日工作清單中，並加以調整、刪除或延後較不重要的事情，讓一天的工作更有效率。
步驟5》執行
所以，每天早上，都會有一張每日工作清單，上面列舉出今天要做的事情。只是到底要先做哪件事？
可以先從清單當中選出3-5件最緊急、或今天一定要完成的事情，寫在便利貼上，每個事件的旁邊標記10這個數字。接下來，設定碼表，在10分鐘之內，開始專心處理第一件事情，如果中途有干擾，像是老闆找你、電話響，碼表按暫停，先處理干擾的事物，之後回來繼續計時，等10分鐘到了，再強迫自己停下來，去做便利貼上的第二件事。
每30分鐘間隔，再花5分鐘做自己想做的事情，像喝水，看報等，當作真正的休息，休息完後繼續做便利貼上的事項，直到便利貼上的事情全部完成，再從每日清單中找出3-5件事，繼續行動。
步驟6》檢視
如 同車子需要定期保養，進行時間管理的過程當中，要定期回頭針對自己處理事情的方式及態度做一個檢討。每天寫日記，以及一週一次週檢討，都可以幫助我們回顧 前一天或上一週執行成果，在檢視的過程當中，也同時思考自己接下來可以怎麼做，不只增加成就感與自我肯定，更容易掌控真正的進行狀況。
時間管理3大重點
重點1》寫下來放到頭腦以外的地方google.facebook.洪爺pcgirl.聊天kuan.youtube中文版.youtube.
在大衛‧艾倫的GTD時間管理中，最關鍵的一件事，就是把代辦事項「放在頭腦以外的地方，因為你放在頭腦裡面，其實無法比較，也無法思考其重要或緊急性，」張永錫解釋。
假設你要從3件事情當中選出1件事，放在下個星期的代辦清單。把3件事情放在頭腦裡，輪流想，每個想法還是模模糊糊，但是當你把這3件事情寫下來之後，反而可以空出腦袋，花心思在真正的比較上。
寫下來的另一個好處是，順便進行心智圖發想。從原始事情出發，用下一步行動，問自己接下來該怎麼做，寫下這些動作各有哪些優勢與缺點，再利用這些優勢與缺點比較這些事情的優先順序。
進行心智圖發想過程中，寫下各種下一步行動，還可以直接歸類到行動清單或任務清單，增加執行效率。
重點2》心境如水讓混亂的渣沉澱
或許有人會問，訂下一步行動，真的有那麼重要嗎？其實，真正的重點，是當你訂下一個行動時，產生的執行力，可以讓人「心境如水」。
一般時間管理像是練武當派功夫，先從頭到尾規畫出一套半年、或一年內的重要大小，並確定任務的優先順序，事先的完整規畫像是練內功心法般，要先把底打穩，才能開始執行計畫。
相對來說，GTD行為管理就像是練少林寺功夫，一開始先練外功，直接教你將紛亂的各種雜事，整理成一個一個清單，當你思考下一個行動時，就像是把事情梳理過後，心情穩定下來，反而可以看到更長遠的東西。
不先學會梳理雜事，全部堆疊在腦袋裡的結果，就是事情愈積愈多，反而愈來愈慌，就像一杯蘋果汁，剛開始水與蘋果渣混在一起，看起來整杯果汁濁濁的，如果你先把清單列出來，就可以把心思放下，讓混亂的狀況像原本混濁的蘋果汁一樣，沉澱，讓渣出來。
重點3》回報定位確認方向
檢視，是時間管理步驟當中很關鍵的一環，在檢視的同時，再重新確認自己的方向是否正確，也就是定位。
像坐飛機，尤其是動輒十幾個小時的國際班機，為了確保飛機一直往正確方向前進，不受氣流影響而偏離航道，但目前飛航班機頻繁，擔心占用太多頻寬，且在空中定位也不是100%準確，所以每飛到一個階段，就重新確認位置，是否往對的方向前進，將整段飛行分作數十段，定位、導正、定位、導正，一直到飛抵目的地為止。
每天或每週的檢視，就是一次定位的過程，在一天或一週結束時，重新梳理自己的下一步清單，重新確認自己位置，知道自己做了哪些事情，哪些事情還沒做，這時候也就更有心思去規畫接下來的一個星期、下個月、甚至明年的計畫，確認自己一直往想要方向前進，一直到最後抵達目的地為止。
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